长司发〔2016〕21号

 

长春市司法局

关于印发《长春市公证质量检查暂行办法》

的通知

 

各县（市）、区司法局，各公证处：

现将《长春市公证质量检查暂行办法》印发给你们，请结合实际认真贯彻落实。

 

 

 

长春市司法局

                                                    2016年9月28日

 

 

 

 

 

长春市公证质量检查暂行办法

 

第一条 为加强公证质量管理，规范公证质量检查工作，根据《中华人民共和国公证法》、《司法部关于进一步加强公证质量管理工作的通知》、《吉林省公证质量检查办法（试行）》等规定，制定本暂行办法(下称本办法)。

第二条 公证质量检查（下称质量检查）是指市，县（市）区司法行政机关(或授权行业协会)依照法律、法规、规章、规范性文件的规定,对公证质量实施指导、检查、评定和处理的活动。

第三条 市，县（市）区司法行政机关依据本办法,组织开展本辖区的质量检查活动。主要职责：

　　（一）检查、督促公证机构建立并完善质量管理制度；

（二）组织公证机构开展自查；

（三）开展日常性的公证卷宗质量抽检工作；　　

（四）组织评定公证书质量；

（五）进行表彰及处罚；

（六）配合上级司法行政机关做好检查工作。

第四条 质量检查采取即时检查、专项检查、日常检查、年度检查、整改检查等方式进行。

即时检查是根据信访投诉，对公证事项个案进行的随时检查。

专项检查是对特定公证事项进行的专门的检查。

日常检查是对公证质量进行的常态化、经常性的检查。

年度检查是每年市，县（市）区司法行政机关定期开展的质量检查。

整改检查是对整改落实情况的检查。

第五条 开展质量检查可临时成立检查小组，成员由公证管理干部、公证协会业务委员、法学专家、资深公证员组成。主要职责：

（一）对公证质量进行检查、评定；

（二）对有争议的公证卷宗进行复查；

（三）对认定的不合格卷宗提出处理意见；

（四）对错证（假证）、不合格卷宗的直接责任人和公证机构提出处理意见。

第六条 质量检查的内容：规章制度的制定及落实情况，年度内错证（假证）情况，年度内当事人投诉情况，公证处遵守公证程序、制作公证文书格式、收费、卷宗档案情况等。

第七条 开展质量检查按照本办法第六条规定的内容逐项进行检查。受检公证机构应提供包括如下内容的书面情况汇报材料：制定和落实规章制度情况，质量自查情况，年度内当事人投诉处理情况，存在的问题及整改措施和办法，今后提高公证质量的意见和建议。

第八条 质量检查应采取座谈、查阅相关资料、询问相关人员、评议、登记等方式进行。查阅卷宗质量应填写《长春市公证卷宗质量检查登记表》（附件一），对检查出的问题应填写《长春市公证质量问题整改通知书》（附件二）；对质量检查综合评定应填写《长春市公证质量检查等次综合考评表》（附件三）。

第九条 质量检查依据相关规定，分为优秀、合格、不合格三个等次。

1．优秀等次标准

（1）全面贯彻落实公证质量的各项规章制度；

（2）未发现错、假证；

（3）年度内未出现有效的公证复查争议和违法违规投诉案件；

（4）本年度以前出现的有效公证复查争议和违法违规投诉案件得到妥善处理；

（5）未出现超管辖办证情况。

（6）公证卷宗质量检查抽检卷宗合格率达100%，优秀率达80%以上。公证卷宗质量检查评定依据《长春市公证卷宗质量检查评分标准（试行）》进行。《长春市公证卷宗质量检查评分标准（试行）》依据中国公证协会、省司法厅等相关规定制定。

2．合格等次标准：

（1）符合优秀等次标准1、2、3、4、5标准，抽检卷宗合格率100%，优秀率达50%以上。

（2）符合优秀等次标准1、2、4、5、6标准，但未妥善处理年度以前发生的有效投诉案件。

3．有下列情形之一的，直接认定为不合格：

（1）出现与优秀等次标准1、2、3、4、5项情况相反情形的任何一项；

（2）受检公证卷宗合格率达不到80%，或优秀率低于50%的。

第十条 质量等级评定由检查小组按以下程序进行：

（一）提出检查意见及评定结果；

（二）由公证机构提出口头或书面答辩意见；

（三）由检查小组核定结果，意见不统一时，由司法局向上一级司法行政机关(或授权行业协会)请示确定。

第十一条检查结束后，全市将形成检查情况通报印发各司法行政机关及各公证机构。

第十二条 司法行政机关(或授权行业协会)对符合下列条件的公证机构予以表彰：

（一）年度内质量检查达到优秀标准的予以通报表扬；

（二）连续两年质量检查达到优秀标准的授予“全市公证质量优秀单位”称号；

第十三条 司法行政机关(或授权行业协会)对符合下列条件的公证员予以表彰或奖励：

（一）连续二年卷宗优秀率达100%，无投诉，予以通报表扬。

（二）连续三年卷宗优秀率达100%以上，无投诉，可授予“全市公证质量优秀个人”称号，颁发奖牌或证书。

第十四条 司法行政机关(或授权行业协会) 对有下列情形的公证机构，予以相应的处罚：

（一）年度质量检查评定为不合格等级的，取消其当年评先评优资格；整改后，经复查仍不合格的，视情节取消其曾获质量表彰称号，行业内通报批评，视为年度考核不合格，并根据《吉林省公证行业过错责任追究办法（试行）》等规定对相关责任人予以处分。

（二）连续两年质量检查为不合格等级的，除给予第一款规定处罚外，另在长春司法网站上进行公开曝光。对存在《公证法》、《公证机构执业管理办法》规定禁止行为的，按照规定予以相应的行政处罚。

第十五条 司法行政机关(或授权行业协会) 对于公证质量检查不合格的公证员，予以相应处理：

（一）进行约谈、限期改正；整改不到位者通报批评。

（二）对存在《公证法》、《公证员执业管理办法》规定禁止行为的，按照规定予以相应的行政处罚。

    第十六条 质量检查结果及奖惩情况作为年度考核主要依据，记入受检公证机构、公证员执业档案和年度考核档案。

第十七条 公证机构内部开展公证质量检查评定可参照本办法执行。

第十八条 本办法自颁布之日起施行。

 

附件：1.长春市公证卷宗质量检查登记表

2．长春市公证质量检查问题整改通知书

3.长春市公证质量检查等次综合考评表

附件1                      长春市公证卷宗质量检查登记表

公证书编号	承办人	存在问题	分数	检查人

受检单位：                          检查时间：                        检查人：

附件2                  

长春市公证质量检查问题整改通知书

 

整改单位：                 签收人:               签收时间：              

 

一、通过质量检查，发现你单位公证质量存在以下问题：

1、没有严格贯彻落实有关公证质量的各项规章制度。（  ）

2、存在错证、假证。                           （  ）

3、年度内出现有效的公证复查争议、违法违规投诉及违背职业道德投诉。                                        （  ） 

4、年度前出现的有效公证复查争议和违法违规投诉案件没有得到妥善处理。                                      （  ）

5、存在超执业区域办证。                       （  ）

6、卷宗存在的问题：

封面、封底、目录、签封（ ）；公证书正文（ ）；公证书审批签发稿（ ）；公证申请表（ ）；公证证明材料（ ）；受理及告知（ ）；谈话笔录（ ）；发送回证及票据（ ）。

二、完成时间：自接到本通知之日起20日内完成整改，并上报经主管司法局验收的整改意见。

    特此通知。

 

                                 长春市司法局 

附件3                      长春市公证质量检查等次综合考评表

受检单位：                                       检查时间：                 

序号	检查项目	检查内容			检查结果
1	公证质量制度建设情况10分	受检单位是否建立业务、公证档案、财务、资产、执业过错责任追究等管理制度。
2	错证、假证情况10分	受检单位是否存在错证、假证的问题
3	公证投诉情况各10分	年度内是否出现有效的公证复查争议、违法违规投诉及违背职业道德投诉
4		年度前出现的有效公证复查争议和违法违规投诉案件是否得到妥善处理
5	超管辖执业情况10分	受检单位是否存在超执业区域办证的问题
6	卷宗检查情况100分	95分以上（含95分优秀卷宗) 共     本，占检查总数     %
		80—95分（含80分合格卷宗) 共     本，占检查总数     %
		80分以下（不合格卷宗）共     本，占检查总数      %
评定等次：优秀（ ） 合格（ ） 不合格（ ）			受检单位负责人签字：	检查组负责人签字：

说明：1、公证质量检查被确定为优秀等次标准的，除符合优秀等次标准外，卷宗质量合格率需达100%，优秀率需达80%以上；2、被确定为合格等次标准的，除符合合格等次标准外，卷宗质量合格率需达100%，优秀率需达50%以上。